Anrufpläne vs. Direct Routing: Was ist für Microsoft Teams am besten?

Zahlreiche Unternehmen nutzen Microsoft Teams als Telefonsystem für ihre Mitarbeiter. Die Software ermöglicht mit ihren Funktionen unkompliziertes Telefonieren und sorgt für mehr Benutzerfreundlichkeit und Einheitlichkeit. Wer MS Teams zur Telefonie einsetzt, setzt in der Regel darauf, dass Mitarbeiter mit nur einem System ihren Arbeitsalltag bestreiten können - ob im Home Office oder direkt vor Ort. Um Microsoft als Telefonanlage für die Kommunikation zu verwenden, ist zu Beginn die Integration des Microsoft Telefonsystems in das öffentliche Telefonnetzwerk nötig. Um die Verbindung zwischen virtueller Telefonanlage und öffentlichem Netzwerk herzustellen, gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten: Microsoft Anrufpläne oder Direct Routing. Was es mit diesen Optionen auf sich hat, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringen und für welche Unternehmen sie sich lohnen, erklären wir in diesem Beitrag.

Microsoft Teams einrichten mit Anrufplänen

Microsoft bietet seinen Kunden mit den Anrufplänen eine hauseigene Lösung für die Integration der Telefonielösung in den Unternehmensalltag. Die Anrufpläne werden jedem Benutzer monatlich zur Verfügung gestellt – ähnlich wie bei einem klassischen Abo Modell. Beinhaltet ist darin eine eigene Telefonnummer für eingehende Anrufe und ein Kontingent mit einem bestimmten Minutenumfang für ausgehende Anrufe. Beim deutschen Modell sind das zum Beispiel 1.200 Minuten pro Monat für Telefonate im Inland und 600 Minuten pro Monat für internationale Gespräche. Alle Benutzer teilen sich dieses Kontingent, sodass beispielsweise bei 10 Mitarbeitern 12.000 Minuten pro Monat im Inland zur Verfügung stehen. Anrufe innerhalb der Organisation sind kostenfrei. Microsoft Teams sorgt so dafür, dass die Software nicht nur intern, sondern auch als Telefonanlage für externe Anrufe genutzt werden kann. Anrufpläne gibt es sowohl für nationale als auch für internationale Telefonie. International werden jedoch nicht alle Länder und Funktionen unterstützt – bisher ist die Nutzung in 16 Ländern möglich. Microsoft stellt bei seinen Anrufplänen als PSTN-Carrier die Verbindung zwischen öffentlichem Telefonnetzwerk und Telefonsystem her. Der Begriff PSTN beschreibt hier das öffentliche Telefonnetzwerk. Er stammt aus dem Englischen: Public Switched Telephone Network, oder kurz: PSTN.

Vorteile

• All-In-One: Wer MS Teams Anrufpläne verwendet, ist auf keinen externen Dienstleister oder PSTN-Carrier angewiesen. Die Integration ist vergleichsweise einfach.
• Schnell & einfach: Über die Anrufpläne lässt sich die Telefonie über Microsoft Teams schnell und unkompliziert einführen.

Nachteile

• Kosten: Microsoft Anrufpläne funktionieren wie ein klassisches Abo Modell. Es gibt ein monatliches Minutenkontingent, das pro Lizenz abgedeckt ist. Wird es überschritten, wird pro Minute abgerechnet. Ungenutzte Minuten kosten trotzdem.
• Flexibilität: Die Anrufpläne sind vergleichsweise unflexibel. Bei überschrittenen Minutenkontingenten wird es schnell teuer, wird es hingegen nicht ausgereizt, fallen dennoch die vollen Kosten an. Eine Zahlung nach tatsächlich genutzten Minuten ist nicht möglich.
• Komplexität: Anrufpläne können nur für eher simple Cloud-Telefonie verwendet werden. Komplexere Anforderungen an die Kommunikation, wie sie etwa in Callcentern bestehen, können so kaum getragen werden. Auch die Portierung bestehender Rufnummern kann ein Problem werden.

Wie steht es um die Kosten der Microsoft Anrufpläne?

In Bezug auf die monatlichen Kosten der Anrufpläne gibt es zwei unterschiedliche Optionen: Die Pläne für Telefonie im Inland kosten ca. 10,10€ pro User und Monat, Pläne für Telefonie im Inland und Ausland liegen bei etwa 20,20€ pro User und Monat. Zusätzlich fallen die Kosten für die Microsoft Teams Lizenz sowie die Kosten für das Telefonsystem Add-On an. Eine gewisse Flexibilität ist dadurch gegeben, dass die Anrufpläne benutzerabhängig ausgewählt werden können. Nicht jeder Mitarbeiter muss also den gleichen Anrufplan zum Telefonieren verwenden.

Microsoft Teams einrichten mit Direct Routing

Eine Alternative zur Integration von Microsoft Teams als Telefonielösung über die Anrufpläne von Microsoft selbst ist die Integration über das Direct Routing. Auch hier geht es darum, eine Verbindung zwischen dem Telefonsystem von Microsoft und dem öffentlichen Telefonnetzwerk herzustellen, um externe Telefonate zu ermöglichen. Innerhalb des Direct Routings gibt es wiederum zwei Optionen, mit denen Microsoft Teams Telefonie eingerichtet werden kann – eine ist sozusagen die „DIY-Option“, die andere erfolgt über einen externen Managed Provider.

Session Border Controller (SBC)

Wer einen externen Dienstleister mit der Anbindung von MS Teams an das öffentliche Telefonnetz beauftragt, kann sich bei der Einrichtung entspannt zurücklehnen. Ein Managed Provider übernimmt die gesamte Integration – vom Beschaffen der richtigen Lizenzen über die Konfiguration der Session Border Controller (SBC) bis hin zur Einarbeitung der Mitarbeiter in das neue Telefonsystem. Auch die Migration der Rufnummern und die Optimierung der Telefonie erfolgt durch den Dienstleister. So kann sich jeder Mitarbeiter um sein Daily Business fokussieren.

SIP-Trunk

Wer auf der Suche nach einer „DIY-Lösung“ ist, kann einen eigenen SIP-Trunk von einem externen Carrier beziehen und selbstständig die Verbindung zwischen dem MS Teams Telefonsystem und dem öffentlichen Telefonnetzwerk herstellen. Für diese Option solltet ihr euch jedoch nur entscheiden, wenn ihr entsprechendes technisches Know-How mitbringt.

Vorteile

• International: Direct Routing lässt sich in deutlich mehr Ländern einsetzen als die Anrufpläne von Microsoft. Für international aufgestellte Unternehmen wird es hier unkomplizierter.
• Maßgeschneidert: Während Microsoft mit seinen Anrufplänen nur begrenzte Möglichkeiten für Nutzer anbietet, sorgt Direct Routing für Flexibilität. Durch externe Dienstleister können maßgeschneiderte Lösungen angepasst werden.
• Managed Service: Wer nicht auf Flexibilität verzichten möchte, kann auch ohne technische Kenntnisse vom Direct Routing profitieren – externe Dienstleister bieten die Einrichtung der Hard- und Software sowie die Schulung der Mitarbeiter an.

Nachteile

• Komplex: Die Einrichtung des Direct Routings ist deutlich komplexer als die Anrufpläne von Microsoft selbst. Dadurch kann es bis zur vollen Funktionalität länger dauern.
• Nicht All-In-One: Ob ihr einen eigenen SIP-Trunk bezieht oder den Managed Service eines externen Dienstleisters in Anspruch nehmt – ihr seid beim Direct Routing auf eine dritte Partei angewiesen.

Anrufpläne oder Direct Routing: Welche Microsoft Teams Telefonielösung eignet sich für wen?

Sowohl die Microsoft-eigenen Anrufpläne als auch das Direct Routing – ob über einen Partner oder den eigenen Bezug eines SIP-Trunks – hat jeweils Vor- und Nachteile. Grundsätzlich kann man allerdings einige Dinge zusammenfassen. Unternehmen, die sehr international aufgestellt sind, werden durch die Anrufpläne schnell Grenzen erkennen, da die Pläne nur in 16 Ländern verfügbar sind. Gleichzeitig stoßen auch Unternehmen mit komplexen Anforderungen, etwa Callcenter, schnell an ihre Grenzen, wenn sie auf die Anrufpläne zurückgreifen. Dementsprechend empfiehlt es sich für Unternehmen mit komplexen oder internationalen Strukturen, auf das Direct Routing zurückzugreifen. Professionelle Partner können nicht nur die Portierung der Rufnummern und die Schulung der Mitarbeiter übernehmen, sondern das Telefonsystem auch in zusätzliche technische Lösungen wie etwa ein CRM-System oder eine Callcenter-Software integrieren. Kleinere Unternehmen, die vielleicht auch nur wenige Anrufe tätigen, profitieren von der Einfachheit der Anrufpläne. Die Integration ist vergleichsweise unkompliziert und überzeugt als All-In-One-Lösung.

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