Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen: ein Leitfaden

Übersichtlich, papiersparend und sicher: ein Dokumentenmanagementsystem hilft Unternehmen auf ihrem Weg zur digitalen Zusammenarbeit. Es ermöglicht Mitarbeitern ortsunabhängig die Erstellung, Bearbeitung, Ablage und Archivierung von Dokumenten wie Rechnungen oder Verträgen.  

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sowie Startups ist ein solches DMS von zentraler Bedeutung: Es unterstützt beim Aufbau der nötigen Strukturen und Prozesse zur Arbeit mit Dokumenten. Dabei sorgt es für die Einhaltung rechtlicher Vorgaben, während Mitarbeiter gemeinsam von jedem Ort und aus zahlreichen Anwendungen zentral auf ihre Dokumente zugreifen können.  

Wie finden Unternehmen jetzt aber ein Dokumentenmanagementsystem, das speziell auf KMU zugeschnitten ist und wie kann es erfolgreich implementiert werden? 

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Die Vorteile des Dokumentenmanagements für kleine Unternehmen

Im Gegensatz zu großen Unternehmen und Konzernen bestehen in vielen kleinen Unternehmen häufig keine festen Prozesse und Strukturen für die Verarbeitung von Dokumenten. Ob Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen oder informative Anhänge in E-Mails – Dokumente finden sich häufig in den unterschiedlichsten Quellen. Ein zentrales Dokumentenmanagement bringt dadurch gleich mehrere Vorteile mit sich.  

• Effizienzsteigerung: Müssen Mitarbeiter regelmäßig nach für ihr Projekt nötigen Dokumenten suchen, kostet das vor allem Zeit. Da ein DMS alle Dokumente zentral zur Verfügung stellt und Mechanismen wie die Suche nach Metadaten, Volltext oder Keywords mitbringt, steigert das die Effizienz im Arbeitsalltag deutlich.

• Kostenreduktion: Nicht nur durch die Einsparung von Arbeitszeit senken Unternehmen ihre Kosten, wenn sie ein DMS einsetzen. Vielmehr sorgen auch nützliche Features wie die Erinnerung an Vertragsverlängerungen dafür, dass Fristen eingehalten und Kopfmonopole vermieden werden. Auch der sinkende Papierverbrauch sorgt für eine Kosteneinsparung, da neben deutlich weniger Papier vor allem weniger Druckerpatronen benötigt werden.  

• Compliance und Sicherheit: Ein Dokumentenmanagementsystem ermöglicht die zentrale und revisionssichere Archivierung von Dokumenten. So halten Unternehmen die gesetzlichen Anforderungen der GoBD sowie ihre eigenen Compliance-Anforderungen ein. Auch ist es deutlich schwieriger, Dokumente versehentlich zu löschen, sobald sie vom DMS erfasst und gegebenenfalls archiviert wurden.  

• Skalierbarkeit: Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme sind besonders skalierbar und passen sich damit flexibel an die Entwicklung und das Wachstum der KMU an. Wächst das Unternehmen, wächst auch das DMS entsprechend mit und erhöht die Kapazitäten und die Zugänge für neue Mitarbeiter.  

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Worauf ist bei der Auswahl des richtigen Dokumentenmanagementsystems zu achten?

Soll ein DMS zum Einsatz kommen, empfiehlt sich eine fundierte Entscheidungsfindung. Denn eine solche Entscheidung wird in der Regel auf lange Sicht getroffen – ein späterer Umzug auf ein anderes System ist immer möglich, aber mit entsprechendem Aufwand, einer Umstellung des gesamten Teams und Kosten verbunden. Diese drei zentralen Faktoren sollten KMU bei ihrer Auswahl berücksichtigen.  

• Open Source oder kommerzielle Lösung: Dokumentenmanagementsysteme werden sowohl Open Source als auch von kommerziellen Dienstleistern angeboten. Gerade kleine Unternehmen setzen gerne auf Open Source Anbieter, da diese Lösungen häufig niedrige oder keine Lizenzkosten haben, besonders transparent und unabhängig von konkreten Softwareherstellern sind. Dennoch gilt es hier auch Nachteile wie den nicht garantierten Support, die fehlende Garantie für Prüfung auf Fehler und Sicherheitslücken und die damit einhergehenden Risiken für Cyberangriffe zu berücksichtigen. Gerade, wenn Unternehmen damit rechnen, professionellen Support zu benötigen und sich maximale Sicherheit wünschen, empfiehlt sich eher ein kommerzieller Anbieter.  

• Cloudbasiert oder On-Premise: Die meisten Dokumentenmanagementsysteme werden cloudbasiert zur Verfügung gestellt. Schließlich sollen sie häufig dabei unterstützen, die ortsunabhängige und vollständig digitale Zusammenarbeit zu ermöglichen. Zudem senkt ein externer Cloud-Dienstleister den Verwaltungsaufwand und erhöht die Skalierbarkeit. Bestehen allerdings interne Serverstrukturen in grundlegender On-Premise-Infrastruktur, gibt es auch Anbieter für On-Premise-DMS.  

• Integration mit bestehenden Systemen: Nicht nur in großen Konzernen, sondern auch in vielen kleinen Unternehmen gibt es feste Systeme für die tägliche Arbeit, die den Aufruf und die Arbeit mit Dokumenten erfordern. Das kann etwa Microsoft 365 als Produktivitäts-Suite sein oder DATEV Online für die Buchhaltung. Bei der Wahl des richtigen DMS sollten Unternehmen unbedingt auf die nötigen Schnittstellen für ihre bestehenden Systeme achten.  

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Implementierung & Nutzung: So wird das DMS zum effizienten Begleiter ins papierlose Büro

Ist die Entscheidung für die Arbeit mit einer DMS Lösung gefallen, steht im nächsten Schritt die technische Implementierung und die organisatorische Einführung in den Arbeitsalltag an. Darauf kommt es dabei an.  

Einführung des DMS: Schritt für Schritt

1. Bedarfsanalyse:

Im ersten Schritt gilt es, eine Bedarfsanalyse durchzuführen. Welche Ziele sollen mit dem DMS erreicht werden? Liegt der Fokus hauptsächlich auf der ortsunabhängigen Verfügbarkeit aller Dokumente? Sollen auch bestehende Papierdokumente digitalisiert werden? Benötigt das Team perspektivisch noch weitere Funktionen neben dem Dokumentenmanagement wie beispielsweise die Erstellung von Rechnungsworkflows oder die intelligente Vertragsverwaltung? Die Grundfrage lautet: Wie digital sind wir heute und wo möchten wir hin?

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2. Den Bestand erfassen:

Die Erfassung der bisherigen IT-Infrastruktur und genutzter Software spielt eine zentrale Rolle, um eine passende digitale Lösung mit den nötigen Schnittstellen zu finden. Bei der Prüfung der Kompatibilität kann es vor allem bei Legacy Softwareprodukten zu Hürden kommen: Sie sind häufig veraltet und verfügen nicht über die nötigen Schnittstellen zu modernen Dokumentenmanagementsystemen. Diese Software kann eine Rolle bei der Wahl des passenden DMS spielen:  

• ERP-System
• Finanzbuchhaltungssoftware
• E-Mail-Dienst
• Betriebssystem
• CRM-System
• Collaboration Plattform  

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3. Analyse der bestehenden Arbeitsweise:

Wie wird aktuell mit Dokumenten gearbeitet? Um Ziele für die Arbeit mit einem DMS zu definieren, helfen Kennzahlen zu den aktuellen Prozessen. In diesem Zug kann neben dem Optimierungspotenzial auch das weitere Potenzial für Digitalisierung geprüft werden. Diese Kennzahlen können unterstützen:  

• Zeitaufwand für die Dokumentenablage
• Zeitaufwand für die Suche nach Dokumenten
• Zeitaufwand für Erfassen und Einsortieren von Dokumenten
• Anzahl von Suchvorgängen
• Anzahl an Kopien
• Kosten für ein räumliches Archiv

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4. Kick-off Veranstaltung zur Veranschaulichung der gemeinsamen Ziele:

‍Besteht ein Überblick über den aktuellen Bestand, die Arbeitsprozesse mit Dokumenten und die Ziele, die mit einem DMS erreicht werden sollen, bietet sich eine Kick-off Veranstaltung an. Hier werden die Mitarbeitenden über die anstehenden Veränderungen und Ziele informiert, können sich selbst einbringen und Fragen stellen. Das IT-Team, das für die Integration des DMS verantwortlich ist, erarbeitet wiederum einen konkreten Fahrplan: Welche Kennzahlen sollen wie optimiert werden? Welche Dokumente sollen in welche digitalen Akten abgelegt werden? Wer darf darauf zugreifen und Bearbeitungen durchführen?  

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5. Implementieren, testen, iterieren:

Jetzt kann die gewählte DMS-Lösung implementiert werden. Nach der technischen Implementierung dürfen Mitarbeiter die neue Lösung testen, bestehende Prozesse digital ausführen und ihre Effizienz beobachten, neue Prozesse umsetzen und Feedback geben, was gut funktioniert und an welchen Stellen es noch Optimierungspotenzial gibt. Ist beispielsweise der Zeitpunkt für das Scannen von Papierdokumenten gut gewählt? Ist das Aktensystem sinnvoll angelegt? Lassen Dokumente sich unkompliziert finden? Diese Schritte werden immer wieder iteriert, bis alle Features zum Arbeitsalltag im Unternehmen passen.

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6. Feedback nach längerer Zeit:

Etwa einen Monat nach Einführung sollte Feedback eingeholt werden, um den Erfolg der Implementierung prüfen zu können. Wie steht es um die Kennzahlen? Wird das DMS durch alle Mitarbeiter gut angenommen?  

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Schulung & Support: die Erfolgsbasis

Wird ein DMS im Unternehmen eingeführt, steht und fällt der Erfolg mit dem Enablement der User. Konkret bedeutet das: Es gilt, Key-User einzuweisen, die wiederum Hilfestellung bei Fragen anderer Mitarbeiter leisten können. Das verringert den Arbeitsaufwand für die IT-Verantwortlichen deutlich. Zudem ist die allgemeine Schulung der Anwender eine zentrale Aufgabe: Jeder User sollte eine Einführung in das neue Dokumentenmanagementsystem, seine Funktionen und Ziele erhalten, um im Alltag damit arbeiten zu können. Dabei bietet sich eine Einteilung der Teilnehmenden in technikaffine und weniger technikaffine Mitarbeiter an, um die User dort abzuholen, wo sie mit ihren Kenntnissen stehen.  

Grundsätzlich gilt: Ein DMS kann durch die interne IT-Abteilung ausgewählt und eingeführt werden. Bei fehlenden Kapazitäten oder Unsicherheit in Bezug auf die Auswahl oder die Prozesse zur Implementierung bietet sich jedoch immer die Zusammenarbeit mit externen Experten an – ihre Expertise kann den Wandel beschleunigen und dabei helfen, mögliche Fallstricke zu vermeiden.  

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DMS Lösungen für kleine Unternehmen: ein Überblick  

Dokumentenmanagementsysteme gibt es inzwischen von zahlreichen Anbietern. Einige bieten ein so umfassendes Funktionspaket, dass sie damit hauptsächlich große Unternehmen und Konzerne anziehen. Einige haben ihre Funktionen jedoch auch besonders auf kleine Unternehmen ausgelegt. Drei Beispiele möchten wir kurz vorstellen.  

d.velop for Microsoft 365

Unternehmen, die sich größtenteils im Microsoft-Ökosystem bewegen, finden in d.velop for Microsoft 365 eine nahtlos integrierbare DMS Lösung. Neben dem Dokumentenmanagement mit dem SharePoint als technologischer Basis gibt es zusätzliche Lösungen für die Rechnungsverarbeitung, das Vertragsmanagement und digitale Signaturen. Der große Vorteil dieser Lösung ist die nahtlose Integration in das bestehende System. Weder IT-Verantwortliche noch Anwender müssen sich umgewöhnen, sodass die Implementierung unkompliziert ist. d.velop greift über eine Schnittstelle auf unterschiedliche Datenquellen wie Outlook, SAP oder DATEV zu und bündelt alle Dokumente für den zentralen Zugriff über die gewohnte Benutzeroberfläche.  

Zentrale Features im Überblick

• Nahtlose Integration in den Microsoft 365 Kosmos
• Versionierung von Dokumenten für die sichere Archivierung
• Anbindung an ERP-und WaWi-Systeme
• Parallele Arbeit an Dokumenten
• Gescannte Dokumente intelligent ablegen
• Erstellung von Workflows

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DocuWare

DocuWare gilt als eines der bekanntesten Dokumentenmanagementsysteme und eignet sich sowohl für kleine als auch größere Unternehmen. Das in sich geschlossene System fokussiert sich auf gut nachvollziehbare Dokumentenverwaltung und -bearbeitung. Die Indexierung gescannter Dokumente wird beispielsweise durch künstliche Intelligenz unterstützt, wie auch die Automatisierung von Workflows.

Zentrale Features im Überblick

• Sichere Archivierung
• Verfügbar als On Premise und SaaS Lösung in der Cloud
• Intelligente Ablage gescannter Dokumente
• Erstellung von Workflows

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Alfredo

Bei Alfredo handelt es sich um ein Open Source DMS. Neben dem Dokumentenmanagement bietet es ergänzende Funktionen zur Verwaltung von Webcontent, Bildern und die Erstellung von Workflows an. Während die Versionierung der Dokumente die rechtssichere Archivierung von Dokumenten unterstützt, ist die Anbindung an bestehende Systeme vergleichsweise komplex. Die Community Version wird kostenfrei angeboten, es gibt aber auch erweiterte, kostenpflichtige Pakete.

Zentrale Features im Überblick

• Open Source Lösung mit vielen Anpassungsmöglichkeiten
• Versionierung der Dokumente
• Verschiedene API-Schnittstellen

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Weitere kommerzielle DMS Anbieter

• DropBox Business
• Folderit
• eFileCabinet
• Box

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Weitere Open Source DMS Lösungen

• Feng Office
• KnowledgeTree
• OpenKM

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Während kommerzielle DMS Anbieter ihre Lösungen in der Regel im Lizenzmodell anbieten, können Unternehmen Basisfunktionen bei Open Source Lösungen häufig kostenfrei nutzen. Oft sind diese Anwendung jedoch kombiniert mit weiteren Funktionen, sodass nicht der vollständige Fokus auf rechtssicherem Dokumentenmanagement liegt. Wer auf der Suche nach hoher Flexibilität und Skalierbarkeit zu leistungsgerechtem Budget ist, fährt mit cloudbasierten kommerziellen Anbietern wie d.velop for Microsoft 365 einen sicheren Weg. Mit unterschiedlichen Lösungen zum Dokumentenmanagement, Rechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement sowie ergänzenden Features wie d.velop Sign für die digitale Vertragsunterschrift bietet die Lösung maximale Flexibilität – zusätzlich zu nahtloser Integration in Microsoft 365, das als eine der beliebtesten Lösungen zur Kollaboration in KMU gilt.

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Strukturierte und sichere Arbeit mit Dokumenten durch ein DMS für KMU

Rechtssicheres und übersichtliches Dokumentenmanagement ist eine zentrale Aufgabe in jedem Unternehmen. Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt jedoch nicht nur bei der Einhaltung der rechtlichen Vorgaben und der Compliance, sondern erleichtert vor allem Mitarbeitern die tägliche Arbeit mit Dokumenten. Wer Verträge, Informationen aus E-Mails oder Lieferdokumente digital suchen und zentral auf sie zugreifen kann, arbeitet effizienter, sicherer und spart zeitgleich Papier. Bei der Auswahl der passenden DMS Lösung im KMU liegt der Fokus vor allem auf der Integration in bestehende Systeme – je nahtloser diese Integration möglich ist, desto geringer ist der Aufwand für die Anwenderschulung und die Umstellung für alle Mitarbeiter. Auch die Skalierbarkeit von Lösungen wie d.velop for Microsoft 365 spielt eine zentrale Rolle: Das DMS wächst flexibel mit dem Unternehmen mit und begleitet die Weiterentwicklung nachhaltig.  

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