Kernprozesse statt EDV - Digitalisierung von Non-Profit Organisationen

Kernprozesse anstatt neue Software-Tools. Das Verständnis von Digitalisierung aus der Sicht von gemeinnützigen Organisationen.

“Eis essen und Fußball spielen sind wichtiger als EDV.” Dieser Satz von Stefan Weltgen, Geschäftsführer der evangelischen jugendhilfe Oberhausen trifft es für viele Non-Profit Organisationen wahrscheinlich auf den Punkt. Es bedeutet nicht etwa, dass sich Non-Profit Organisationen der Digitalisierung verschließen oder an “altmodischen” Prozessen festhalten. Vielmehr ist dieser Satz bezeichnend für die Ausrichtung einer Organisation, die Kernprozesse und die Erfüllung des Auftrags in den Mittelpunkt stellt. Alles andere ordnet sich entsprechend eben diesen Kernprozessen unter und wird mitunter lediglich als Hilfsmittel verstanden. So natürlich auch die IT Systeme eines Unternehmens.

Und der IT Dienstleister? Könnte in unserem Fall nicht mehr zustimmen, denn auch wir betrachten die fortwährende Digitalisierung nicht als Treiber ihrer selbst, sondern vielmehr als natürlichen Fortschritt zur Verbesserung und Optimierung von Arbeitsprozessen zur effizienteren Erfüllung des eigentlichen Auftrags. In unseren langjährigen Arbeit mit Non-Profit Organisationen haben wir eben diese Erkenntnis noch mehr gewonnen als in der Arbeit mit klassischen For-Profit Unternehmen.

Mehr dazu in der aktuellen Folge unseres computalk Podcast mit Stefan Weltgen

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Warum Videokonferenzen und Cloud Speicher nicht gleich Digitalisierung bedeuten.

Häufig konnten wir feststellen, dass der Begriff Digitalisierung analog zu Technologie-Investments verwendet wird und schon beinahe als Synonym für IT und EDV gilt. Hier muss ganz klar gesagt werden, dass mit Digitalisierung eben nicht nur die schnelle Einführung von Microsoft Teams für Videokonferenzen gemeint ist, sondern hingegen eine nachhaltige Anpassung oder Optimierung des Unternehmens in Strategie, Organisation, Prozessen, Kompetenzen, Arbeitsmethoden und Kultur. Demnach sollte und kann auch die digitale Infrastruktur ausschließlich unter den genannten Aspekten betrachtet werden, um erfolgreich und langfristig zu digitalisieren. Software-Tools wie das genannte Microsoft Teams sind daher natürlich absolut sinnvoll, sollten jedoch nicht als Ausgangspunkt der digitalen Transformation verstanden werden.

Digitale Potentiale erkennen und sinnvoll für die eigene Organisation nutzen

Den Status Quo hinterfragen, herausfordern und Veränderung herbeiführen. Was sich einfach liest, ist in der Praxis für viele Non-Profit Organisation eine wahre Hürde. Gerade kleinere bis mittelgroße Organisation von 10 bis 250 Mitarbeitern verfügen, laut einer Studie der Haniel-Stiftung, nicht immer über dezidierte IT Verantwortliche oder externe Partner bzw. Dienstleister mit entsprechender Erfahrung. Kurz gesagt, es scheitert meistens am Know-How oder allein dem richtigen Ansatzpunkt.

Doch alleine die Kompetenz ist nicht entscheidend. Tatsächlich kommt noch eine weitere, beinahe unbemerkte Hürde hinzu, die vermutlich die meisten Unternehmer plagt ohne, dass sie es wissen: Betriebsblindheit. Jetzt mag der ein oder andere dagegen halten: Warum soll das denn überhaupt eine Hürde sein, schließlich sind Sie doch ein Experte auf Ihrem Fachgebiet? Genau das ist aber der Grund. Sie sind eben ein Experte auf Ihrem Fachgebiet und führen seit Jahren, ja vielleicht sogar Jahrzehnten, erfolgreich die Organisation. Sie sind dem Unternehmen entsprechend zu nah, um die Position des neutralen und objektiven Betrachters einzunehmen.

Hier hilft die Sichtweise eines externen Beraters, der Ihre Organisation und Prozesse mit frischen Augen betrachtet und kennenlernt. Gepaart mit fachlicher Expertise und der Erfahrung anderer Unternehmen, kann somit eine gemeinsame Strategie zur Umsetzung von Digitalisierungsmaßnahmen ausgearbeitet werden.

Worauf Sie bei einer externen Beratung achten sollten

Die Beratung bzw. das Consulting sollte vor allem wettbewerbsneutral erfolgen und die individuellen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Dazu reicht beispielsweise nicht einfach nur der Blick auf die vorhandenen IT Systeme mit der Empfehlung selbige gegen eine Cloud Infrastruktur zu tauschen. Vielmehr sollte der/die BeraterIn zu Anfang Ihr Unternehmen wirklich kennenlernen. Dies kann z.B. im Rahmen von Workshops mit der Geschäftsleitung und Mitarbeiter-Interviews verschiedener Abteilungen erfolgen. Gerade der kollaborative und partnerschaftliche Ansatz ist hier essenziell für den Erfolg. Nur wenn Ihr Unternehmen in den Bereichen Organisation, Prozessen, Kompetenzen und Kultur wirklich verstanden wurde, kann das Beratungsunternehmen mit der Ausarbeitung einer nachhaltigen Digitalisierungsstrategie beginnen.

Vielleicht haben Sie sich bereits schon selbst Gedanken über konkrete Maßnahmen und Wünsche gemacht, wie z.B. die Einführung von Heimarbeitsplätzen, Optimierung des Wissensmanagements oder einfach nur die Reduzierung von internen E-Mails. In diesem Fall sollte das Beratungsunternehmen die Wünsche aufnehmen und im Rahmen des Gesamtkonzepts bewerten.

Unabhängig dieser konkreten Wünsche oder Herausforderungen empfehlen wir grundsätzlich eine Klassifizierung der Maßnahmen nach Priorität und Zeithorizont. Denn selbst die beste Strategie erfordert immer noch Zeit und personelle Kapazität für die Umsetzung. Daher hilft es alle beschlossenen Maßnahmen in kurzfristige, mittelfristige und langfristige Projektvorhaben zu gliedern. Dieses schrittweise Vorgehen schafft nicht nur kurzfristige Erfolge, sondern hilft gerade auch den Mitarbeitern in der Adaption neuer Arbeitsmethoden und Technologien ohne sie gleich mit zahlreichen Veränderungen zu überfordern.

Durch eine Potentialberatung Kosten sparen und langfristig von vergünstigten Software Lizenzen profitieren

Eine umfassende Beratung zur nachhaltigen Veränderung der IT Systemumgebung vor dem Hintergrund der Digitalisierung spart zwar langfristig Kosten und erleichtert die spätere Arbeit, ist jedoch selbst mit einem entsprechenden Initital-Invest versehen. Je nach Umfang und Tiefe der Beratung und Konzepte sollten bei dieser Art von Projekten meist zwischen 5 bis 10 Beratertage veranschlagt werden, um wirklich intensiv und organisationsspezifisch agieren zu können.

Auch wenn gemeinnützige Organisationen leider von den Förderprogrammen des Bundes Go Digital! und Digital Jetzt ausgeschlossen sind, bietet sich dennoch eine Förderung im Rahmen einer Potentialberatung.

Unternehmen ab 10 Mitarbeitern mit Hauptsitz in Nordrhein-Westfalen können Beratungsleistungen zur Digitalisierung und Arbeitsorganisation über eine Potentialberatung mit bis zu 50% der Ausgaben bezuschussen lassen. Maximal gefördert werden 10 Beratertage mit bis zu 500€ pro Tag in Form eines Zuschuss. Daraus ergibt sich ein maximales Fördervolumen von 5.000,00€ bei 10 geleisteten Beratertagen.

Doch die Einsparpotentiale ergeben sich nicht nur aus potentiellen Förderzuschüssen, sondern auch aus angepassten Lizenzmodellen namenhafter Hersteller wie Microsoft oder Adobe. Meist werden Softwareprodukte oder monatliche Services wie Microsoft 365 als Non-Profit Lizenz deutlich vergünstigt angeboten. Gepaart mit weiteren flexiblen Cloud Ressourcen ergeben sich hier meist deutliche Einsparpotentiale, die auch im finalen Konzept des Beratungsunternehmens berücksichtigt werden sollten.

Unser Portal für gemeinnützige Organisationen

Der Cloud Server ist gebucht, Dateien im Cloud Speicher abgelegt und die Mitarbeiter chatten über Microsoft Teams im Home Office. Dann gilt die Digitalisierung als abgeschlossen, oder? Leider nein. Wie wir immer wieder selbst feststellen, ist die Digitalisierung ein fortwährender Optimierungsprozess, der eben nicht allein durch technologische Investments oder die Einführung von Software Tools abgeschlossen ist. Der wichtigste Faktor war und bleibt dabei der Mensch. Denn nur wenn die Unternehmensleitung sowie alle Mitarbeitenden sich auf eine gemeinsame Strategie verständigen, Veränderung begrüßen und Prozesse wirklich besser gestalten wollen, wird die Digitalisierung letzten Endes auch glücken.

Als strategischer IT Lösungspartner können wir Ihnen diese Arbeit leider nicht abnehmen. Wir können jedoch unseren Beitrag leisten, indem wir gemeinnützige Organisationen mit unserer Expertise und unserem Know-How unterstützen.

Mehr dazu finden Sie auf unserer eigenständigen Website npo.computech-oberhausen.de, die alleine Non-Profit Organisationen gewidmet ist.

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