5 Gründe für ein Backup von Microsoft 365. Mehr Datensicherheit im Unternehmen

Bereits in unserem letzten Artikel “Das neue Managed Backup 2.0 - Online Datensicherung Disaster Recovery neu gedacht” haben wir thematisiert, dass eine zeitgemäße und progressive IT Infrastruktur ein Umdenken von Backup-Lösungen und Prozessen erfordert.

Auch wenn das Backup lokaler Daten, z.B. von Server oder PCs, heute bei den meisten Unternehmen verstanden und umgesetzt wird, sieht es bei Cloud Diensten wie Microsoft 365 meist anders aus. Hier wird dem Thema Datensicherung leider zu wenig Beachtung beigemessen, obwohl Microsoft 365 als zentrale Schnittstelle für E-Mail Kommunikation, Kontakte, Kalender und OneDrive Cloud Speicher fungiert und damit essentieller Bestandteil der IT Infrastruktur vieler Unternehmen ist.

Brauche ich eine Datensicherung von Microsoft 365?

Die Daten liegen ja bereits in der Cloud bei Microsoft, das sollte doch sicher sein! Mit diesem Gedanken sind Sie nicht allein, denn selbst IT Administratoren oder Systemhäuser haben das Thema lange Zeit ignoriert.

Doch Microsoft verspricht kein Backup der Microsoft 365 Konten und bietet auch keine Wiederherstellung bei Datenverlust. Dafür ist ausschließlich der Anwender bzw. das jeweilige Unternehmen selbst verantwortlich.

Demnach ist eine Datensicherung der Microsoft 365 Konten absolut empfehlenswert. Gerade in Anbetracht gestiegener Cloud Produktivität innerhalb von Unternehmen, sollte hier der gleiche Ansatz herrschen wie bei lokalen Daten. Schließlich sind die Online Daten im unternehmensweiten SharePoint, OneDrive for Business genauso wichtig wie Daten auf der internen Server-Festplatte. Bei vielen Unternehmen wurde zudem der lokale Speicher bereits komplett durch den Microsoft 365 Cloud Storage abgelöst, sodass dort eine regelmäßige Datensicherung mit Möglichkeit der Wiederherstellung umso kritischer ist.

Wir selbst raten dabei direkt zu einer Cloud-to-Cloud Backup-Lösung, die alle Microsoft 365 Daten kontinuierlich in ein zweites Rechenzentrum (nach DSGVO) repliziert und dort zur Verfügung stellt.

Welche Gründe und Szenarien sprechen für ein regelmäßiges Backup von Microsoft 365?

1. Versehentliche Löschungen von Daten

Im Geschäftsalltag können Fehler passieren. Man selbst erinnert sich bestimmt an den Moment als man versehentlich ein wichtiges Dokument oder eine E-Mail mit Anhang gelöscht hat. Häufig liegt die Löschung aber so weit zurück, dass man die Daten eben nicht mehr aus dem Papierkorb oder den gelöschten Elementen wiederherstellen kann. In anderen Worten, wenn es auffällt, dass die Datei “verschwunden” ist, dann ist es meistens schon zu spät. In diesem Fall spricht man von “hard-deleted” ohne Möglichkeit das gelöschte Element wiederherstellen zu können. Dies ist besonders kritisch wenn im Unternehmen vermehrt OneDrive for Business oder organisationsweite SharePoint Online Inhalte eingesetzt werden, die für mehrere Benutzer freigegeben sind.

2. Interne oder externe Bedrohungen

Auch Microsoft 365 Daten sind externen Bedrohungen wie Malware bzw. Ransomware Angriffen ausgesetzt, die Dateien ggfs. verändern oder verschlüsseln können. Leider bietet Microsoft selbst auch hier nur begrenzte Möglichkeiten nachhaltig veränderte Dateien wiederherzustellen.

Doch nicht nur externe Bedrohungen gefährden Microsoft 365 Daten. Auch innerhalb des Unternehmens können Microsoft 365 Ressourcen gefährdet sein, wenn z.B. ein verärgerter Mitarbeiter oder Partner böswillige Veränderungen oder sogar Löschungen von E-Mails, Dateien, Adressbüchern vornimmt, um dem Unternehmen zu schaden. Durch eine entsprechende Datensicherung mit längerem Aufbewahrungszeitraum, kann dieses Risiko vermindert bzw. eliminiert werden.

3. Aufbewahrungsrichtlinien der Daten

Jeder Microsoft 365 Anwender im Unternehmen unterliegt den zentral administrierten Aufbewahrungsrichlinien mit entsprechendem Aufbewahrungszeitraum von Dateien. Sollte eine Löschung also außerhalb dieses Zeitraum liegen, besteht ohne ein eigenständiges Backup keine Möglichkeit der Wiederherstellung. In diesem Fall spricht man wieder von einem “Hard-Delete”, also der unwiderruflichen, dauerhaften Löschung von Daten.

4. Reduzierung von Ausfallzeiten und Erhöhung der Geschäftskontinuität

Microsoft 365 ermöglicht Unternehmen heute zu jedem Zeitpunkt auf E-Mails, Kontakte, Kalender und Dateien zuzugreifen, um die Produktivität auch unabhängig der Hardware aufrecht zu erhalten. Umso bedeutender wird eine geeignete Backup-Lösung, die Daten schnell und möglichst granular wiederherstellen kann. Granular bedeutet in diesem Zusammenhang, dass nicht immer ein ganzes Microsoft 365 Konto aus der letzten Sicherung wiederhergestellt werden muss, sondern auch die Wiederherstellung einzelner Dateien, E-Mails oder Adressen möglich ist.

Mit einem Microsoft 365 Backup reduzieren Sie also Ausfallzeiten, vermeiden Datenverlust und halten ihre Produktivität im laufenden Geschäftsbetrieb aufrecht.

5. Sicherheit bei einer IT Infrastruktur aus der Cloud

Bei einer Verschlankung und Optimierung der On-Premise Systeme durch Cloud Dienste wie Microsoft 365, ist ein entsprechendes Sicherheitsrückgrat aus den oben beschriebenen Gründen unabdingbar. Auch bei Cloud Services sollte also der gleiche Sicherheitsmaßstab angesetzt werden, wie bei “klassischen” Hardware-Systemen, die im Büro stehen. Denn nur weil die Daten in der Microsoft 365 Cloud gespeichert werden, sind sie nicht gleich automatisch geschützt oder gesichert.

Microsoft verspricht kein Backup der Microsoft 365 Konten und bietet auch keine Wiederherstellung bei Datenverlust. Dafür ist ausschließlich der Anwender bzw. das jeweilige Unternehmen selbst verantwortlich.

Die Microsoft 365 Cloud Backup-Lösung und Möglichkeiten der Wiederherstellung

Als offizieller Acronis Authorized Cloud Provider setzen wir für die Datensicherung und Wiederherstellung auf die Acronis Cyber Cloud für Microsoft 365. Damit können wir folgende Dinge sichern:

• E-Mails inkl. Dateianhänge
• Kontakte
• Aufgaben
• Gruppenpostfächer und Archivpostfächer
• OneDrive for Business
• SharePoint Online inkl. Website Sammlungen, Team-Websites und Kommunikations-Websites

Die Sicherung findet dabei direkt Cloud-to-Cloud in in deutsches Rechenzentrum statt, völlig unabhängig ihrer Hardware oder Software. Im Notfall können somit einzelne Dateien, E-Mails oder gleich ganze Postfächer und Ordner wiederhergestellt werden. Für ein sorgenfreies Arbeiten auch ohne lokale Daten.

Weitere Vorteile sind:

• Direktes Cloud-to-Cloud Backup ohne erforderliche Hardware oder Software
• Tägliche Sicherung und Synchronisation aller Daten
• Verschlüsselte Übertragung nach AES 265 Bit Standard
• Aufbewahrung im deutschen Rechenzentrum nach lokalen Datenschutzbestimmungen
• Granluares Recovery mit Wiederherstellung spezifischer Daten
• Kostenfreie Einrichtung bei bestehendem Microsoft 365 Konto
• Kostenfreie Wiederherstellung bei Datenverlust*

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