Cloud Telefonanlage - Die Vorteile der VoIP Telefonie für Ihr Unternehmen.

Ursprünglich bis Ende 2018 geplant, arbeiten die Telefon- und Internetanbieter wie die Telekom immer noch an den letzten Umstellungen des klassischen ISDN Telefonanschluss auf VoIP (Voice over IP, oder auch ALL-IP genannt). Während für den Großteil der Privatanwender und Endkunden diese Umstellung bereits vollzogen wurde, soll sie für Unternehmen bis Ende 2020 abgeschlossen sein.

Für Unternehmen ergeben sich hier jedoch schon länger neue Potenziale und Möglichkeiten, um die bisherige Telefonanlage nicht nur technisch zu ersetzen, sondern komplett neu zu denken. Denn eine Cloud Telefonanlage (auch VoIP Telefonanlage oder virtuelle Telefonanlage) bedeutet für Unternehmen Kostenersparnis bei gleichzeitiger Steigerung der Effizienz durch digitale Prozesse.

Inwiefern uns die Cloud Telefonanlage bei der täglichen Arbeit unterstützt und wie auch Sie die Vorteile für ihr Unternehmen nutzen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Von Analog zu Digital. Die Cloud Telefonanlage und die neue Freiheit der Telefonie.

Telefonie ist trotz E-Mails, WhatsApp Gruppen und Online Chat (z.B. Slack oder Microsoft Teams) immer noch zentrales Kommunikationsmedium innerhalb und außerhalb des Unternehmens.

Daher ist es für uns selbstverständlich, dass genau der gleiche Anspruch an eine Telefonie-Lösung gelten sollte, wie bei allen anderen digitalen Kommunikationsformen. Schließlich bedeutet Telefonie nicht einfach nur Erreichbarkeit, sondern kann und sollte optimal in Unternehmensprozesse eingebunden werden. Diese reichen von der internen Kommunikation mit Mitarbeitern im Home Office bis zum Vertrieb mit automatischer Erfassung von Telefonaten und Zuordnung von Kontakten. Auch Punkte wie Skalierbarkeit und die einfache Administration sollten Teil des Anforderungsprofils sein, um nicht innerhalb einer starren Lösung gefangen zu sein.

All diese Punkte haben uns dazu bewogen sich von der herkömmlichen Hardware-Telefonanlage zu lösen und die Telefonie komplett in die Cloud zu verlegen. Für wahres standortunabhängiges Telefonieren mit planbaren Kosten und all den Vorzügen, wie man sie auch bereits durch andere Cloud Lösungen wie Microsoft 365 kennt und schätzt.

Anforderungen treffen auf Funktionen. Die Vorzüge der IP-Telefonie durch eine virtuelle Telefonanlage.

Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Wünsche an die Integration der Telefonie, die sich aus internen Prozessen und verwendeter Software wie ERP und CRM Systemen ergeben. Aus diesem Grund möchten wir weniger auf die reinen Features unserer Lösung (3CX Cloud Telefonanlage) eingehen, sondern vielmehr unsere eigenen Ansprüche und Wünsche an die Telefonie aufzeigen.

CRM-Integration und offene Schnittstellen

Offene Schnittstellen und vernetzte Systeme. Ein essentieller Punkt, den wir bei allen gewählten Produkten und Services berücksichtigen. Schließlich hat das beste CRM oder ERP System keinen Vorteil für mein Unternehmen, wenn kein Datenaustausch stattfindet. Datenaustausch bedeutet hier auch die Erfassung von Kommunikationspunkten, sei es per E-Mail oder eben auch per Telefon. Wann habe ich das letzte Mal mit meinem Kunden oder Partner telefoniert? Gab es dazu vielleicht eine Follow-Up E-Mail?

Da die gewählte 3CX Telefonanlage mit Cloud Hosting über offene API und CTI Schnittstellen verfügt, lässt sich die Telefonie in cloudbasierte CRM-Systeme integrieren, wodurch Telefonate nicht nur mit einem einfachen Klick auf den Kontakt getätigt werden können, sondern vor allem eingehende wie auch ausgehende Telefonate erfasst werden. Gleichzeitig muss nur eine Kontaktdatenbank gepflegt werden, da auch hier die Datensätze konstant synchronisiert und abgeglichen werden.

Click-to-Call - Die Telefonie im Browser

Eine Telefonanlage, die keine klassischen Telefone mehr benötigt? Theoretisch ist das ohne Probleme möglich, denn alles was man benötigt sind ein Browser mit Internetzugang, sowie ein Headset. Das Wählen findet dabei einfach mit einem Klick auf den Kontakt über das CRM oder das Web Interface statt. Alternativ lassen sich Telefonnummern auf Webseiten mit einer Browser Extension für Google Chrome und Firefox einfach anklicken und schon wird gewählt.

Ausfallsicherheit und maximale Erreichbarkeit

Auch wir haben schon mehrfach erlebt, was passiert wenn durch Bauarbeiten versehentlich Strom- oder Internetleitungen durchtrennt werden. Da durch die Umstellung auf VoIP, Internet gleich auch Telefon bedeutet, ist ein Ausfall der Datenleitung umso frustrierender für Unternehmen. Mit einer herkömmlichen Telefonanlage, die sich On-Premises (auf dem Bürogelände) befindet, wäre in diesem Fall keine telefonische Erreichbarkeit mehr gegeben.

Mit einer Cloud Telefonanlage hingegen, bieten sich jedoch gleich mehrere Alternativen. Das Beste ist dabei, dass ihre Telefonanlage weiterhin aktiv ist, schließlich ist sie nicht an andere Systeme in ihrem Unternehmen gebunden. So können Sie weiterhin über die Smartphone App mit ihrer Geschäftsnummer telefonieren oder einen Notbetrieb per mobiler Datenverbindung aufbauen. Für ihre Kunden sind Sie somit, trotz eines Ausfalls, uneingeschränkt erreichbar.

Flexible Arbeitszeitregelung durch Standortunabhängigkeit

Eine komplett standortunabhängige Telefonie ermöglicht auch standortunabhängiges Arbeiten. Gepaart mit weiteren Cloud Diensten wie Office 365, kann jeder Mitarbeiter somit auch außerhalb der Büroräume voll in den Arbeitsalltag integriert werden. Anstatt eine Weiterleitung auf das Mobiltelefon einzurichten, können Anrufe unter der Büronummer ganz normal entgegengenommen oder getätigt werden. Entweder im Browser oder per Smartphone App.

Dadurch entfällt natürlich auch die Anschaffung und Betrieb multipler Telefonanlagen bei mehreren Bürostandorten. Eine zentrale Cloud Telefonanlage genügt. Den Rest macht die Software.

Geringere Kosten und mehr Transparenz

Ob Außendienstmitarbeiter im Vertrieb oder als Projektleiter auf der Bausteller. Unabhängig der Branche ergeben sich durch eine Cloud Telefonanlage erhebliche Kosteneinsparungen, indem beispielsweise die Anzahl der Mobilfunktarife drastisch reduziert werden kann. Durch die Telefonie per Smartphone App oder Browser ist für die Erreichbarkeit unterwegs nur noch ein kleiner Datentarif erforderlich.

Durch die Auswertung von Anrufstatistiken werden geführte Telefonate und Gesprächsminuten zudem transparenter und man sichert das einheitliche Erscheinungsbild durch die stetige Verwendung der Büro-Festnetznummer.

Die Kostenersparnis macht sich jedoch auch langfristig bemerkbar, falls sich die Voraussetzungen im Unternehmen ändern. Zum einen erfordert die Administration der Telefonanlage nicht zwingend einen externen Dienstleister und zum anderen muss man sich nicht um die Langlebigkeit der Hardware sorgen. Nebenstellen lassen sich mit wachsender Mitarbeiterzahl skalieren, während Hardware-Ausfälle, Wartungen und kostspielige Upgrades komplett der Vergangenheit angehören.

Bei der Wahl der Telefonie-Lösung sollte der gleiche Anspruch gelten, wie bei allen anderen digitalen Kommunikationsformen.

Welche Lösungen gibt es? Was benötige ich für eine Cloud Telefonanlage?

Ein SIP Anschluss ihres Telefonanbieters und eine Internetverbindung. Das sind im Grunde die einzigen beiden Anforderungen, die den Einsatz einer verwalteten Cloud Telefonanlage ermöglichen. Generell ergeben sich zwei Möglichkeiten, um mit der standortunabhängigen Cloud Telefonie zu starten.

Möglichkeit A - Der Telefonanbieter mit eigener Telefonanlage

Auf dem Markt tummeln sich gleich mehrere Anbieter von Cloud Telefonanlagen, die sich größtenteils in ihrem Angebot und Funktionsumfang ähneln. Unternehmen wie Placetel, sipgate, NFON oder sogar die Telekom haben hier frühzeitig den Bedarf einer Lösung erkannt und bieten entsprechende Pakete für kleine bis große Unternehmen.

Allerdings sollte berücksichtigt werden, dass die Cloud Telefonanlage nicht einzeln gebucht werden kann, sondern selbige immer an entsprechende Telefontarife der Anbieter gekoppelt wird. Die Tarife variieren hier je nach Anbieter in der Abrechnung und dem verwendeten Preismodell (Guthabenpakete oder Abrechnung der Gesprächsminuten).

Die eigentliche Administration der Telefonanlage erfolgt meist über ein Web Interface. Je nach Anbieter unterscheiden sich die Möglichkeiten der Individualisierung und Anpassungsfähigkeit abhängig von den gebuchten Modulen. Auch wird die Anbindung externer Software (CRM, ERP, Warenwirtschaft) durch eingeschränkte oder fehlende API oder TAPI Schnittstellen meist erschwert.

Der Einstieg in die Welt der Cloud Telefonie gestaltet sich durch die genannten Anbieter meist sehr einfach, jedoch sei erwähnt, dass die komplette Telefonie mit Abrechnung und Administration bei einem Anbieter konsolidiert wird. Zusammen mit der proprietären Telefonanlage, kann das einen Wechsel zu einem anderen Anbieter potentiell erschweren und würde mit einer Neukonfiguration der gesamten Telefonlage einher.

Möglichkeit B - Die Cloud Telefonanlage nach offenem Standard

Wir standen bei der Wahl einer geeigneten Telefonanlage vor der gleichen Herausforderung und wollten uns nur ungern an ein Unternehmen binden, das nicht nur die Telefonanlage stellt, sondern gleichzeitig auch als Telefonanbieter fungiert. Daher viel unsere Wahl nach langer Recherche und Erprobungszeit auf die Telefonanlage von 3CX.

Im Vergleich zu der oben beschriebenen Lösung, ist 3CX mit Cloud Hosting bei Microsoft Azure, Amazon Web Services oder der Google Cloud Platform als offene Plattform konzipiert. Da wären wir dann wieder bei den eingangs erwähnten Anforderungen eines SIP Anschluss. Hier sind Tarife bzw. der Internet-/ Telefonanbieter und die eigentliche Cloud Telefonanlage strikt voneinander getrennt.

Sobald der eigene SIP Trunk / VoIP Anbieter der Wahl (z.B. Telekom, Vodafone, ecotel oder versatel) eingebunden ist, erfolgt die weitere Konfiguration über das Webportal der Telefonanlage. Neben der Office 365 Synchronisation, lassen sich hier CRM Systeme aus der Cloud über eine API anbinden, während lokale CRM / ERP Systeme über eine TAPI Schnittstelle verknüpft werden. Natürlich ist die Telefonanlage auch mit allen VoIP Telefonen gängiger Anbieter wie Yealink oder Snom kompatibel.

Alle Einstellungen können dabei ohne Einschränkungen seitens des Endbenutzers vorgenommen und exportiert werden. Sollte sich also mal der Telefonanbieter oder Betreiber der Cloud Telefonanlage ändern, ist somit keine erneute Konfiguration erforderlich.

Die Hoheit über die Telefonanlage samt ihrer Konfiguration liegt daher ausschließlich bei ihrem Unternehmen.

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Unsere eigener Wunsch und Verwirklichung einer besseren und integrierten Telefonie hat uns dazu bewogen unser Leistungsportfolio um die VoIP Cloud Telefonie Business zu erweitern. In Kombination mit 3CX und Hosting bei Microsoft Azure, ermöglichen wir Unternehmen somit die Vorteile der VoIP Telefonie selbst zu erfahren.